I forbindelse med at Roskilde Festival har meldt ud at de i 2018 vil integrere med Heap360 til vagtplanlægning, har vi fået en lang række spørgsmål om hvordan Heap360's vagtplanlægning virker.

Her vil vi prøve at gennemgå de mest stillede spørgsmål:

  1. Kan jeg lave vagtpakker?
    • Ja - det er muligt at gruppere vagter sammen i pakker, og på den måde tvinge den enkelte frivillige til at tage flere vagter sammen, når de vælger en bestemt vagt.
  2. Kan jeg klassificere vagter?
    • Et af de største ønsker fra jer, er muligheden for at kunne kategorisere vagter, eksempelvis “Guld”, “Sølv”, “Bronze” og tvinge den frivillige til at vælge 1 af hver. Vi har arbejdet på højtryk for at nå at få dette klart, og vi er der næsten. Selve redigeringen af vagtplanen er klar, men vagtvælgeren skal opdateres til at understøtte dette. Det betyder at I kan gå igang med at arbejde med vagtplanerne nu, men benytter i kategorisering af vagter, kan I først åbne op for frivillig vagtvalg efter d. 15/3.
  3. Kan mine frivillige selv vælge / ønske vagter?
    • Ja - Heap360 tilbyder tre forskellige måder at lægge vagter på:
      • Manuel planlægning: Du, som holdleder, tildeler selv alle vagter til de frivillige, og får vagtplanen præcis som du vil have den.
      • Vagtønkser: Du laver et "skelet" af en vagtplan, og lader de frivillige ønske alle de vagter de gerne vil være på (evt. med et minimums antal-timer). Herefter er det din opgave at tildele vagter på baggrund af ønskerne - det hjælper Heap360 med, ved at foreslå det bedste "match" til en vagt.
      • Vagt-valg: Ligesom ved vagtønsker, laver du et "skelet" af vagtplanen, men i denne løsning lader du de frivillige melde sig direkte på vagter (så længe der er pladser ledige). Dette kan kombineres med vagtpakkerne, så et valg af én vagt, tvinger den frivillige til andre vagter i samme pakke.
  4. Kan jeg se hvilke frivillige der er på vagterne?
    • Ja, det er hele tiden muligt at følge med i realtid og se hvilke frivillige der er på hvilke vagter (også mens de selv melder sig på), og du som holdleder kan også løbende rykke dem rundt mellem vagter. Det er til slut muligt at printe et overblik over hvem og hvor mange der arbejder på de enkelte vagter (inkl. telefonnummer).
    • Ydermere har du overblik over hvor mange timer og vagter den enkelte frivillige har.
  5. Kan de frivillige bytte vagter?
    • Ja, hvis du tillader det, vil de frivillige kunne bytte vagter mellem hinanden på holdet.
  6. Roller / hold / grupper
    • Flere af jer har spurgt til muligheden for at gruppere frivillige på en enkelt vagt, så det er muligt at sørge for at have "4 i opvasken, 2 i kassen og 10 i produktionen" (f.eks.). Det er muligt på de frivillige at sætte en "Type" nu. Vi har oprettet "Type 1", "Type 2" osv. op til 15. Disse typer kan også bruges til at begrænse hvem der må komme på hvilke vagter. Det er desværre ikke muligt at komme til at ændre navnene på typerne selv.

Vi har også lavet en kort video (6 minutter) om vagtplanlægningen her: